Vous en avez assez de la fatigue liée aux appels Zoom ? On comprend. Les agendas remplis d'appels Zoom et de réunions d'équipe virtuelles où apparaît le chat de votre patron sont la nouvelle norme. Rester concentré, suivre toutes les actions et prendre des notes en virtuel, c'est difficile. Même en présentiel, suivre la conversation tout en prenant des notes peut être compliqué, même dans les meilleures circonstances.

Heureusement, prendre des comptes rendus de réunion n'a pas à être la tâche chronophage que c'était autrefois. Avec nos conseils pour prendre des procès‑verbaux et des notes de réunion, votre prochain appel ou rendez‑vous pourra se faire en toute simplicité.

Qu'est‑ce qu'un procès‑verbal ?

Si vous souhaitez prendre de meilleurs procès‑verbaux, la première étape est de déterminer quelle méthode de prise de notes fonctionne le mieux pour votre réunion.

Les procès‑verbaux sont un compte rendu formel, structuré et détaillé de ce qui a été discuté, décidé et attribué. Ils sont généralement utilisés comme documentation officielle dans des cadres plus formels comme les réunions du conseil. Les procès‑verbaux incluent typiquement des titres, des puces et parfois même des citations textuelles, et couvrent :

• Date et heure : la date et l'heure de la réunion.
• Participants : la liste des présents et des absents.
• Points de l'ordre du jour : les sujets abordés, dans l'ordre de présentation.
• Synthèses des discussions : brefs résumés des échanges, y compris les points clés soulevés par les participants.
• Décisions prises : toutes les décisions et résolutions adoptées pendant la réunion.
• Actions à mener : tâches spécifiques assignées, à qui elles sont confiées et les échéances.
• Détails de la prochaine réunion : date et heure de la prochaine réunion, si elle est programmée.

Qu'est‑ce que des notes de réunion ?

Les notes de réunion sont courtes et informelles, ce qui les rend parfaites pour les réunions d'équipe et les sessions de brainstorming. Elles fournissent un compte rendu concis des points clés et des actions à entreprendre, et leur format peut varier selon la préférence du preneur de notes. Les notes de réunion incluent généralement :

• Points principaux : points et éléments clés discutés.
• Décisions et tâches : décisions importantes et actions à réaliser, avec les responsabilités assignées.
• Annotations personnelles : rappels personnels, pensées ou questions pour un suivi.
• Références à l'ordre du jour : référence aux sujets de l'ordre du jour pour le contexte.

Comment prendre des procès‑verbaux et des notes de réunion

Capturer efficacement les points clés, les décisions et les actions à mener pendant une réunion est essentiel pour maintenir une communication claire et la responsabilité au sein de votre équipe. Que vous soyez chargé des procès‑verbaux formels ou simplement en train de noter rapidement des éléments, ces conseils et techniques vous aideront à garantir que vos comptes rendus sont précis, organisés et utiles.

Préparez un ordre du jour à l'avance

Même si les notes de réunion se prennent pendant la discussion, des notes efficaces commencent avant. Il est inutile d'écrire des procès‑verbaux s'ils ne contiennent rien d'utile ou d'actionnable. Préparer un ordre du jour à l'avance peut aider à maintenir la discussion sur la bonne voie. Cela ne doit pas être approfondi : un bon ordre du jour devrait inclure :

• L'objectif de la réunion
• Les sujets à aborder
• Toute question à traiter
• Estimation du temps pour chaque point
• Une estimation du temps total de la réunion

Veillez aussi à partager votre ordre du jour avec tout le monde en amont pour une réunion plus organisée, ciblée et productive.

N'essayez pas d'écrire tout ce qui est dit

De bonnes notes de réunion doivent être faciles à comprendre, alors ne cherchez pas à tout noter mot à mot. Concentrez‑vous plutôt sur les points principaux, les décisions prises et les actions à mener. Utilisez des listes à puces ou des titres pour organiser vos notes et faciliter la consultation, et employez un sténogramme si vous le pouvez pour noter plus rapidement des détails. Rappelez‑vous que vous pouvez toujours revenir pour remettre vos notes en forme et y ajouter des réflexions ou des questions de suivi.

Une méthode de prise de notes que beaucoup trouvent utile est la méthode Cornell. C'est simple : deux colonnes, une petite à gauche et une grande à droite. Utilisez la petite colonne pour les thèmes clés ou les questions et la grande pour vos notes détaillées. En bas de la page, vous pouvez résumer le tout en quelques phrases. C'est une excellente façon de rester organisé et de faciliter la relecture.

…

Utilisez un service de transcription

Bien sûr, même lorsque vous prenez des notes simples, parfois la discussion évolue trop vite. On connaît tous la situation : vous venez de terminer d'écrire le dernier point quand vous réalisez que

1) tout le monde est passé au point suivant et vous l'avez manqué, et

2) vos griffonnages incompréhensibles n'ont plus de sens.

Utiliser un outil de transcription automatisée pour transcrire de l'audio ou de la vidéo vous permet d'enregistrer sans effort vos procès‑verbaux. Ainsi, vous pouvez rester concentré et pleinement présent, en étant sûr que tous les moments importants sont capturés avec précision. Avec la communication non‑verbale représentant parfois une large part du message, de simples puces et griffonnages ne suffisent pas. Réécouter l'audio tout en consultant la transcription permet de percevoir le ton et les nuances pour une compréhension plus approfondie.

Que vous soyez sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, les intégrations de Trint vous permettent d'importer rapidement vos réunions pour obtenir des transcriptions rapides. Mieux encore, transcrivez vos réunions en temps réel avec l'application de transcription Trint pour obtenir instantanément vos notes AI de réunion. Vos transcriptions incluront même des horodatages, parfaits pour des procès‑verbaux formels.

Ne vous inquiétez pas si votre réunion est confidentielle. Nos niveaux d'autorisation granulaires signifient que vous contrôlez entièrement qui peut consulter vos transcriptions. Vous pouvez accorder et révoquer l'accès à tout moment. Avec les transcriptions en lecture seule, vous pouvez rendre la transcription complète disponible pour des investisseurs, des membres du conseil et des parties prenantes clés. De plus, nous n'écoutons jamais vos enregistrements ni ne lisons vos transcriptions. Pour en savoir plus, consultez notre guide de sécurité.

Comment tirer de la valeur de vos notes après la réunion

Mettez en évidence les moments clés et les actions

La réunion est terminée et vous avez vos notes ou votre transcription. Et maintenant ? C'est l'occasion de relire et d'éditer vos notes de réunion pour combler les lacunes ou clarifier des points qui pourraient être flous. Cela aide aussi à renforcer ce qui a été discuté.

Si vous avez utilisé un outil de transcription comme Trint, ouvrez simplement votre fichier et éditez‑le comme un document texte classique. Vous pouvez même le partager avec vos collègues et collaborer en temps réel, ce qui facilite retours et clarifications.

De plus, vous pouvez surligner les moments clés ou les actions à mener. Cela vous permet non seulement de décider des prochaines étapes, mais aussi de retrouver plus facilement ces éléments ultérieurement. Vous pourrez repérer les sujets récurrents nécessitant un suivi et suivre ce qui a été fait ou reste à faire.

Résumez votre réunion

Besoin de faire un compte rendu à quelqu'un d'autre ? En utilisant un résumeur AI, vous pouvez distiller de longues discussions en points clés pour rendre vos notes plus concises et faciles à comprendre. Créez un bref plan des sujets abordés et des prochaines étapes, puis partagez‑les avec l'équipe pour une référence rapide. C'est particulièrement utile si quelqu'un n'a pas pu assister à la réunion. Ou si le temps est compté, un résumé de réunion permet d'accéder rapidement aux points et citations importants sans parcourir des notes détaillées.

Stockez les notes en un lieu central

Prendre des notes ou des procès‑verbaux signifie que vos communications peuvent être conservées, consultées et réutilisées longtemps après l'événement. Sauvegardez vos notes de réunion dans un emplacement central pour créer un référentiel croissant d'archives prêt à être consulté quand nécessaire. Fini de fouiller dans des courriels ou des documents éparpillés – tout est au même endroit.

Quand vos notes sont regroupées dans un dossier facile d'accès, les membres de l'équipe peuvent ajouter leurs idées, commentaires ou mises à jour pour rendre les notes plus complètes et utiles. Avec des notes accessibles à tous, la transparence et la responsabilité augmentent. Les membres peuvent facilement voir qui est responsable de chaque action et suivre l'avancement.

Transformez vos notes de réunion en contenu

Qu'il s'agisse d'une réunion générale, d'une interview client ou d'un webinaire, convertir votre contenu oral en texte ouvre un énorme potentiel pour les créateurs. Les transcriptions et les notes peuvent servir de matière première pour créer de nouveaux contenus, et les partager avec d'autres équipes créatives permet d'augmenter rapidement votre production. Cette réunion d'entreprise peut devenir un communiqué de presse, un post sur les réseaux sociaux, une newsletter pour investisseurs et un bulletin interne – tout cela à partir d'une seule transcription ou d'un ensemble de notes.

Les audiences d'aujourd'hui sont demandeuses de contenu. Des communications internes aux lancements de produits, nous voulons les dernières nouvelles dès leur publication. Pouvoir produire rapidement de nouveaux actifs de contenu est essentiel pour augmenter la diffusion et rester pertinent. Reconditionner du contenu central réduit non seulement le coût de production, mais permet aussi de conserver le travail en interne.

La prise de notes n'a pas à être la corvée chronophage qu'elle était. Avec les conseils ci‑dessus, vous pouvez prendre de meilleurs procès‑verbaux, plus rapidement.

Tirer parti des services de transcription AI comme Trint peut vous faire gagner du temps et de l'énergie, vous permettant de vous concentrer davantage sur votre participation et moins sur la prise de notes. Avec Trint, vous pouvez transcrire automatiquement des réunions, revoir facilement les moments clés et vous assurer que rien d'important n'est manqué. Commencez votre essai gratuit ou réservez une démo avec un membre de notre équipe pour découvrir comment Trint peut transformer vos réunions et vos flux de travail.